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法規內容

法規名稱: 雲林縣政府電子公文線上簽核作業規定
公發布日: 民國 101 年 05 月 04 日
修正日期: 民國 108 年 02 月 26 日
發文字號: 府計資字一第1083000824號 函
法規體系: 計畫類
圖表附件:
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一、雲林縣政府(以下簡稱本府),為加速文書核擬效率、掌握文書
  處理流程、推動電子公文全程線上處理及配合節能減紙政策,擴
  大節能減紙範疇,特訂定本規定。
二、本規定所稱線上簽核係指依「文書處理手冊」第八點所定公文線
  上簽核採用電子認證者。
三、本府之公文線上簽核作業,其處理方式依本規定辦理,本規定未
  規定者,應依行政院研究發展考核委員會「文書及檔案管理電腦
  化作業規範」辦理。
四、公文線上簽核實施範圍(實施對象:本府各處室):
(一)電子來文。
(二)公文種類:簽、函、書函、開會通知單。
(三)存查案件。
(四)密等等級為普通。
(五)本文與附件頁數合計二十頁(含)以下。
(六)公文簽核層級為二層決行(含)以下。
(七)公文保存年限在二十年(含)以下。
(八)跨處室會辦,決行層級為二層決行之公文。
(九)決行層級為一層秘書長決行之公文,且屬下列性質者:
   1.中央通知提案申請補助公文。
   2.本府各處室承辦或主管決定陳核至秘書長決行之公文。
  本規定實施範圍得視本府實際推動狀況定期檢討修訂之,以利達
  成推動工作之要求。
五、不適用公文線上簽核範圍:
(一)紙本來文(紙本來文轉線上簽核公文之推動時程,各單位得於
   完成掃描器配置後,經評估單位人員已熟悉相關系統操作,得
   改列為線上簽核適用範圍)。
(二)採購簽辦案件。
(三)經費請領及需檢附會計憑證相關公文。
(四)附件為實體資料(支票、原始憑證或需簽名蓋章者)。
(五)密件公文。
(六)人民申請(陳情)案件。
(七)其他非可適用線上簽核形式者。
六、本府公文線上簽核之決行層級於第一階段以推動至各局處一級主
  管為主(二層決行),並視實際運作狀況並擴展至秘書長決行(
  含)以上(一層決行)。
七、簽核公文應確保簽章與簽核文件之不可否認性,並應詳實載明相
  關事項如下:
(一)可判別文件簽章人。
(二)應詳實記錄各會簽意見。
(三)應詳實記錄各陳核流程人員之修改與批註文字。
八、線上簽核時,簽核人員(承辦人員、主管人員)應依公文系統之
  操作指示,以個人有效之自然人憑證簽署,以示負責;對其文稿
  內容異動與否,均應採電子憑證進行簽章,以明責任。
九、各單位公文簽核人員,應於上班時間內,隨時查看公文系統有無
  應簽核之公文。
十、簽核人員因故未能使用電子憑證進行簽章時,得採機關核發之臨
  時憑證替代或由權責主管代簽,並於歸檔前完成電子憑證之補簽
  作業。
十一、若遇公文於線上簽核作業中,因故須改以紙本簽核時,應由承
   辦人員於公文系統註明原因。經改為紙本簽核之公文,仍應以
   原文號簽核,並於原限辦期限內辦理完畢。
十二、承辦單位收受線上簽核公文,審認為非屬該單位承辦者,承辦
   員需列印紙本公文並填寫公文改分建議單,陳核至主管後,退
   回文書單位改分,不得自行處理,以明權責,並利日後稽催作
   業。
十三、收文人員透過電子交換收受電子文後,應注意傳遞交換之電子
   文件、確認發文單位及檢查附件與文件有否疏漏或無法開啟;
   若有疏漏或無法開啟之情形,請於線上簽核及公文管理系統中
   將該文刪除,並電請發文機關重新發送公文或補發紙本文。
十四、收文後採線上簽核者,其收文確認、檢視處理、編號、登錄、
   分文及傳遞等處理程序應於線上為之。
十五、線上簽核公文辦畢後,承辦人應於公文管理系統辦理歸檔作業
   ;檔管人員點收前應確認檔案內容有無應退件情形(如附件不
   全或無法讀取等),點收後之電子檔案不得刪除。
十六、有關電子公文線上簽核管制與稽催,依文書流程管理手冊規定
   辦理。