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修正「雲林縣政府暨所屬各機關學校公文電子交換作業要點」

主管機關: 雲林縣政府行政處
發文機關: 雲林縣政府
發文日期: 103.06.13
發文字號: 府行文二字第1036002675號 函
異動性質: 修正
旨: 修正「雲林縣政府暨所屬各機關學校公文電子交換作業要點」
法規名稱: 雲林縣政府暨所屬各機關學校公文電子交換作業要點
法規內文:

一、雲林縣政府(以下簡稱本府)暨所屬各機關學校,為簡化文書作業,縮短

        行政作業流程,提高行政效率,實施公文電子交換,爰依公文程式條例

        第十二條之一及機關公文電子交換作業辦法第十二條規定,訂定本要

        點。

 

二、本府暨所屬各機關學校(以下簡稱各機關)公文應採由左至右之橫行格

        式。各機關公文電子交換作業,依本要點之規定,本要點未規定者,適

        用行政院秘書處「文書處理手冊」及其他相關法令之規定。

 

三、公文以電子文件行之者,其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等,

        依行政院研究發展考核委員會「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦

        理。

四、各機關全面實施公文電子交換作業及使用電子公布欄,各機關應提升公

        文電子交換比例及文書減量比例。

 

五、本府所屬各機關學校,每日需正常啟動公文電子交換系統,執行公文電

        子收發文作業。

 

六、對受文機關為已加入公文電子交換連線者均需以電子公文傳遞,並依規

        定製作電子公文及附件,除機密性文件及下列情形仍應以紙本公文發文

        外,餘皆應以公文電子交換方式處理:

      (一)公文類別:令、公告等皆需蓋本府大印者。

      (二)受文單位均未實施電子交換:指所有受文單位屬未實施連線交換機

                  關、民眾、法人等,故必須以紙本發文。

      (三)附件為實體:附件為實體、支票、原始憑證、需蓋印之文件等,或

                  其他無法或不易製作成電子檔者,而無法電子發文之公文,故改由

                  紙本發文。

 

七、本府各局處間之行文已可電子交換。

 

八、公文書或附件如係或需要收文機關轉發者,以登載電子公布欄為原則,

        附件以電子文件方式處理,避免層層轉送,並得視需要輔以電子郵件通

        知。

 

九、公文電子交換處理機制分為三類:

     (一)第一類:屬經由第三者集中處理者–經全國交換中心。

     (二)第二類:屬點對點直接電子交換者–不經全國交換中心。 (本府暫

                                 不適用)

     (三)第三類:屬發文方登載電子公布欄者。

        此三類機制之選用由承辦人員視公文性質自行考量決定,並於文稿中註

        記。

 

十、一般規定如下:

      (一)公文電子交換之收、發文程序,應採電子認證方式處理,並得視需

                  要增加其他安全管制措施。

      (二)各機關公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關紀錄

                  及文稿,得視需要予以儲存。

      (三)公文以電子交換行之者,得不蓋用印信或章戳,但應附加電子簽

                  章。

      (四)電子交換所需章戳「『已電子交換』戳記」,得由各機關自行篆

                  刻。

      (五)收發人員之識別碼、通行碼不得私相借用。機關公文電子交換作業

                  使用之智慧卡正卡及讀卡機應指定專人負責保管使用,智慧卡副卡

                  則由單位主管另指定專人保管。上述設備如有遺失或損毀,應依相

                  關規定程序辦理申請補發。

      (六)與電子交換作業有關之操作、管理人員,皆負有保守秘密之義

                  務。     

      (七)收發電子公文不得增、減發送或列印。

      (八)為確保電子公文之傳遞無訛,收發雙方至遲應於次日確認、重傳、

                  補文,或其他必要之處理。

 

十一、製作電子公文規定如下:

            (一)使用行政院研究發展考核委員會委託驗證通過之公文製作軟體。

            () 使用國家標準交換碼,避免用自造字、冷僻字及特殊符號,遇有

                    缺字時通知中文碼管理單位統一造字,並就標楷體、細明體或新

                    細明體擇一使用,俾利收文機關呈現正常字體。

            () 公文文稿上應註明電子交換機制(如屬第三類交換機制應註明登

                    載期限),行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時,應列

                    示清單並將非電子交換公文列印,併同文稿送發。

             () 文稿經判行其內容如有修改應先清稿後再行列印抄本後送發。

             () 附件隨文或附件另送應註明。

             () 公文遇分項條列時,分項標號應另列縮格以全形字形書寫,

                   “()”以半形字形為之:如一、二、三、…, () () () …,

                     1、2、3 、…, () () () …。

 

十二、製作電子附件處理規定如下:

            ()本文為非機密性,附件除實體、支票、原始憑證、須蓋印章之表

                   單等,無法以電子檔傳遞之文件外,餘均應電子交換發文。

            ()附件不拘任何格式(含文字檔、靜態圖形檔、工程圖檔、動畫

                   檔、聲音檔、動態影像檔等),如為其他機關轉來之書面公文或

                   資料應利用掃瞄器製作成電子檔。

            ()公文附件用紙尺寸除法令另有規定外,以採用國家標準總號五號

                   用紙尺度A4尺寸為原則,非A4尺寸請先縮印成A4再予處理。一份

                   電子公文加電子附件容量不得大於2048KB,超過此容量(2048KB

                   -6MB以下)本府提供附件下載區網址下載,俾有效控管大量傳

                   送電子公文及電子附件。附件二頁以上需編頁碼,頁尾並加註檔

                   名,以利受文機關收文人員識別併文。

 

十三、電子公布欄處理規定如下:

            ()登載內容:

            1、公布法律、發布法規命 令、行政規則。

            2、機關團體首長到任就職、地址、電話變動、年度發文代號。

            3、其他一般通報、公告、通知、通函及函轉已公(發)布之法規命令

                  等周知事項。

            (二)使用規定:

           1、外部來文-需轉知十個以上的所屬單位時

           2、附件大小超過電子交換的2048KB

           3、內部單位發文-受文單位超過十個以上所屬單位時

            ()本府文書科每日至全國政府機關電子公布欄下載第三類公文後,

                   轉貼至機關電子公布欄,列印公文掛號、分文或做其他處理。

            ()府文文稿經判發為第三類之公文,統一由本府行政處文書科張貼

                   公告;本府各單位之單位公文、本府所屬各機關學校之機關公文

                   及其他類文件,張貼公告由各機關自訂處理機制,並應擇定機關

                   管理人員,及設定一般使用人員收、發、張貼等權限。

             ()各機關對於本府電子公布欄所登載之公文,除確為所承辦業務,

                    需依現行分文程序,分送承辦人辦理外,如係通告週知性質者,

                    由各機關自行決定是否列印傳閱,進而達成文書減量目標。

 

十四、收文作業規定:

          (一)第一類電子交換公文:

              1、各機關應指定專責人員及其職務代理人辦理收文,並配賦識別

                    碼、通行碼。

              2、收文人員於上班時即應啟動收文電腦系統,先輸入識別碼、通行

                    碼或其他識別方式後,於電腦系統確認相符後,每天即時或定時

                    進行收文作業,且立即傳送回復訊息,逐一檢視電腦系統每件待

                    收之電子公文,如有傳送錯誤或疏漏需退文、重傳、補文等情形

                    時,應為必要之處理。

              3、收文人員於電子收文後應即依序轉檔至本府「公文線上簽核及公

                    文管理系統」,分文人員應隨時或定時至該系統檢視、點選、分

                    文、並傳遞至各承辦單位(人員)收辦。

          (二)第三類電子交換公文:

             1、收文人員每日至少定時於十時、十六時上網至「行政院第三類電

                     子公文公布欄」及本府機關電子公布欄各接收一次,其他時間視

                     狀況隨時上網接收。

             2、收文人員至全國電子公布欄接收下載公文後,應至本府機關電子

                     公布欄管理系統張貼公告,分送承辦單位辦理。

 

十五、校對作業規定:

         (一)文稿非經判發,不得校發,急要文稿,優先處理。公文之格式、

                     內容、標點符號、附件應正確無誤,文內之有關數字、人名、地

                     名及時間等,應特加注意校對。原稿有疑義或有明顯誤漏之處,

                     應洽承辦人員改正;若繕印之文件有錯誤時應退回改正;不影響

                     全文意旨者,得於改正後在改正處加蓋校對章;其以電子文件行

                     之者,該電子檔須一併改正。

         (二)視設備以決定由螢幕上全頁校對或列印全文校對。

         (三)檢查正、副本行文單位(行文群組)是否正確。

         (四)電子交換文稿,應於校對無誤後,列印全文做為抄件。

         (五)校對人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時,應詳

                     加核對清單,並於校對無誤後,將非電子交換公文附於文稿內,

                     循發文程序作業。

 

十六、發文作業規定如下:

          (一)檢查文、稿是否已判發及校對、各項發文資料是否完整正確。

          二)發文人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式,於電腦系統確

                      認相符後,始可進行發文作業。

          三)行文單位兼有電子交換及非電子交換者,應於發送後檢視清單,

                      並得在清單上標明「已電子交換」。

          (四)電子交換後,得於公文原稿標明「已電子交換」戳記,並辦理歸

                      檔。

          (五)各機關應指定專責人員及其職務代理人辦理發文,並配賦識別

                      碼、通行碼。

          (六)透過電子交換之公文,至遲應於次日在電腦系統檢視發送結果;

                      如有行文錯誤或疏漏需退文、重傳、補文等情形時,應為必要之

                      處理。

 

十七、蓋印及簽署應注意事項如下:

          (一)公文以電子交換行之者,得不蓋用印信或簽署,文末應加(蓋)

                      印「電子公文交換章」。

          (二)行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時,應核對其清單無

                      誤後方得於非電子交換公文蓋印,並循發文程序作業。

 

十八、單位收發人員(登記桌)作業規定:

          (一)各單位應指定專人負責每日至少定時於十時、十六時至本府電子

                      公布欄瀏覽接收一次,其他時間視狀況隨時上網瀏覽接收。

          (二)對於本府電子公布欄所登載之公文以公告週知為原則,除確為所

                      承辦業務,需依現行分文程序,分送承辦人辦理外,如係通告週

                      知性質者,得不加編文號,由各單位自行決定是否列印傳閱,進

                      而達成文書減量目標。

          (三)對於有關通報各單位週知性質之以單位名義行文之公文書或開會

                      通知,於陳奉核可後,由承辦單位發文人員自行登載於本府電子

                      公布欄,若時間緊迫,應同時對受文單位輔以電話或電子郵遞通

                      知,不另發送紙本公文。

 

十九、電腦當機時,收發文作業人員,除通知修護,應依規定使用傳真或另

            為適 當處理。

 

二十、發生電腦中毒時,應停止作業,以防病毒擴散,並使用掃毒軟體,或

            洽請廠商或洽資訊人員為有效之處理。急要之發文,依當時可行之方

            法辦理。破壞之檔案,應設法恢復或查明處理。

 

二十一、本府公文電子交換系統及電子公布欄為行政院研考會統籌建置及維

                護;本府計畫處資訊管理科負責推廣,承辦人員教育訓練(電子公

                文製作安裝及操作步驟解說)由本府計畫處資訊管理科負責,文書

                規定訓練由本府行政處統籌辦理。

 

二十二、違反本要點規定者,視情節輕重,簽報議處。

圖表附件: