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修正「雲林縣政府加強維護公文及陳情檢舉案件保密工作應行注意事項第三點、第六點」

主管機關: 雲林縣政府政風處
發文機關: 雲林縣政府
發文日期: 105.06.07
發文字號: 府政行一字第1053202793號 函
異動性質: 修正
旨: 修正「雲林縣政府加強維護公文及陳情檢舉案件保密工作應行注意事項第三點、第六點」
法規名稱: 雲林縣政府加強維護公文及陳情檢舉案件保密工作應行注意事項
法規內文:

 

一、雲林縣政府(以下簡稱本府)為加強維護公文及陳情檢舉案件之保密工作,特訂定「雲林縣政府加強維護公文及陳情檢舉案件保密工作應行注意事項」(以下簡稱本注意事項)。

二、本府各單位(以下簡稱各單位)處理公文及陳情檢舉案件,除遵照國家機密保護辦法及行政程序法等相關規定外,悉依本注意事項之規定切實辦理。

三、公文保密規定如下:

(一)各單位員工對於本府任何文書,除有法令允許公開者外,應遵守公務員服務法第四條之規定,絕對保守機密,不得洩漏。

(二)公文之處理,不得隨意散置或出示他人。

(三)各級人員經辦案件,無論何時,不得以職務上之秘密作私人談話資料。非經辦人員不得查詢業務範圍以外之公務事件。

(四)公文之核判、會簽、會稿、調卷時,不得假手本府以外之人員,更不得交與本案有關之當事人。

(五)本府尚未發出之公文(內部簽、稿)、未定案之政策、計畫等,應視為本府內部機密文書,非經長官批准,不得將其批示內容及過程,影印、拍照、傳真、電子郵件等方式交付及或以口頭、電洽等方式告知使他人知悉。

(六)公文放置時,應背面向上或放於公文夾內,以防被他人窺視。

(七)下班或臨時離開辨公室時,應將公文收藏於辨公桌抽屜或公文櫃內並即加鎖。

(八)各單位就其主管事務性業務發表新聞時,應指定專人統一辦理。有關政策事項,須事先簽報縣長核定,由本府發言人統一辦理;未經核定,不得對外發表。

(九)職務上不應知悉或不應持有之公文資料,不得探悉或持有。因職務而持有之機密文件,應保存於辦公處所,並隨時檢查,無繼續保存之必要者,應依規定銷燬之。

(十)私人日記、通信(訊)、撰文及著作,其內容不得涉及機密性公務。

(十一)發現他人涉有危害保密之虞時,應加勸告,其不聽勸告或已發生洩密情事者,應立即向長官報告。

(十二)承辦機密文書人員,發現承辨或保管之機密文件洩漏、遺失或判斷可能洩漏、遺失時,應即報告所屬主管及政風單位處理。

四、陳情檢舉案件保密規定如下:

(一)各單位收辨陳情檢舉不法案件,應以「密件」處理,單位主管應審慎區分,並督促收發人員以密件裝於雙封套內加封籤,交承辦人簽收處理。

(二)承辦人處理陳情檢舉案件,不得無故積壓,陳核或送會時,應親自持送或密封傳遞,防範洩密。

(三)為免會辦案件因受會單位處理洩露檢舉內容,承辨人應加註請依據獎勵保護檢舉貪污瀆職辦法規定,對檢舉人身分妥為保密,並以密件信封加封籤蓋章後再傳遞,以示負責。

(四)受會單位處理密件公文,應於起封前先檢視封籤是否完整,視同速件處理。

(五)各單位對陳情檢舉送會案件資料內容,或承辦人加註意見,報請縣長批示案件過程,均應予保密,不得將處理結果逕行對外發表或洩露陳情檢舉人住居所,以保護陳情檢舉人安全。

(六)對陳情檢舉案件須實施聯合稽查時,得由業務單位訂定專案保密措施,據以執行。

(七)會同稽查陳情檢舉案件,須其他單位支援配合時,主辦單位對參與人員應實施勤前教育,不得事先告知任務地玷,未經許可禁止對外連絡,嚴守保密規定。

(八)各單位主管平時對屬員處理陳情檢舉案件,應督促依相關保密作業規定辦理,對陳情檢舉人之身分資料,受理單位應予保密。

(九)受理陳情檢舉案件,須函知(復)陳情檢舉人或被檢舉人配合執行事項,應分別行文及訂定期日辦理,不得同時並列或副本抄送陳情檢舉人及被檢舉人姓名、住所,以免洩密。

五、承辦人員及業務主管處理公文或陳情檢舉案件,違反本注意事項者,應按情節輕重予以適當處分。

圖表附件: