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訂定「雲林縣各戶政事務所應用移民資訊管理規定」,並自即日生效。

主管機關: 雲林縣政府民政處
發文機關: 雲林縣政府
發文日期: 105.08.03
發文字號: 府民戶一字第1052108533號 函
異動性質: 訂定
旨: 訂定「雲林縣各戶政事務所應用移民資訊管理規定」,並自即日生效。
法規名稱: 雲林縣各戶政事務所應用移民資訊管理規定
法規內文:

一、雲林縣政府(以下簡稱本府)為保障個人資料隱私、落實戶政事務所應用移民資訊系統(以下

  簡稱本系統)之資訊安全管理,防止資料不當使用及外洩,依據各機關應用移民資訊連結

  作業及管理要點第四點規定,特訂定本規定。

二、雲林縣各戶政事務所(以下簡稱各戶所)依戶籍法及國籍法規定,需使用本系統查詢移民入

  出境資訊、大陸地區人民、香港、澳門居民或無戶籍人士申請來臺資訊及外籍人士居停

  留資訊等項目者,均適用本規定。

三、各戶所辦理前點規定之業務,應注意下列事項:

  (一)應依戶籍法、國籍法及個人資料保護法等規定,於執行法定職務且合於目的之必要

    範圍內提出申請查詢資料項目,並妥善處理及利用。

  (二)使用者應親自查詢資料,非經核准使用之人員,不得擅自查詢;經核准使用者僅得

    為公務之需要查詢資料,不得為公務以外之利用。

  (三)使用者查詢資料完畢或離開電腦時,應登出本系統。

  (四)使用者之自然人憑證遺失時,應立即通知內政部移民署(以下簡稱移民署)終止該

    帳號之使用權限。

  (五)使用本系統查詢列印之書面資料應併同申請案件歸檔保存,並應依檔案管理辦法規

    定存檔銷毀。但辦理國籍變更案件應隨文檢附申請人入出境(國)資料層轉上級機

    關者,不在此限。如紙本文件無保留之必要性,應即銷毀至無法辨識。

  (六)依本規定所生之帳號申請書或稽核紀錄等重要紙本文件,有保存必要者,其保存年

    限為五年。

四、本系統帳號管理及稽核作業如下:

  (一) 本系統管理人員:

    1.各戶所應設置本系統管理人員,負責單位內申請帳號作業。

    2.申請帳號應填具申請書(附表一),經主管核章並函送本府民政處審核後,始得向

     移民署申請。

    3.使用者因業務調整、調職、停職及離(退)職等原因,不使用本系統時,本系統管

     理人員應於六日內終止其帳號使用權限,並留存紀錄以供稽核。

    4.每半年應清查使用者權限。

  (二) 各戶所內部稽核作業:

    1.使用本系統查詢相關資料應填寫應用移民資訊資料日誌表(附表二)。

    2.每年應自行辦理至少二次以上之不定期稽核作業,並做成紀錄以利查核。

    3.每月應填寫應用移民資訊內部稽核紀錄表(附表三),定期稽核系統查詢資料使用

     範圍、使用頻率及使用欄位是否均合於目的之必要性。

    4.保存稽核相關資料,並負責發現、回報、追蹤與檢討異常事件之因果及控制其影

     響層面,以增進本系統之安全。

  (三) 本府民政處稽核作業:

    1.實施不定期督考稽核項目如附表四,稽核結果列入各戶所年終評核。

    2.配合移民署定期或不定期執行督考稽核。

五、各戶所對於本系統資訊之處理及利用須負保密責任,未經機關首長同意不得任意移轉,

  如有不當使用或侵害個人隱私,除應依相關規定追究行政責任外,並應依刑法、個人資

  料保護法等相關規定,移請司法機關偵辦。

  經發現有違反本規定者,除暫停該使用者帳號權限外,應提報機關首長依規定懲處,並

  依法追究責任。

圖表附件: