壹、目的及適用範圍
一、目的：為落實文書流程管理，提升行政效率，依據行政院頒
「文書處理手冊」、「文書流程管理手冊」規定，訂定本要
點。
二、適用範圍：
（一）本府及所屬機關、學校。
（二）鄉（鎮、市）公所。
貳、權責劃分：
為有效發揮文書流程管理功能，應以機關內每一成員對公文
處理的自我管理為主，文書單位及專責管制單位查催處理為
輔，故公文流程管理乃屬全面性、整體性作業。茲提供有關
權責劃分原則如下：
一、單位職責：
（一）每一成員應自行檢查事項：
1.經辦文件：須遵照院頒「文書處理手冊」規定辦理，
確保公文品質，並應依規定期限辦結。
2.管制會稿、會辦時效：確遵文書簡化精神辦理，即急
要文件須會辦者應進行親會面洽、同一文件請三個以
上單位會核，宜複製同時送會；送（收）會外機關公
文則按速件處理。
3.業務處理流程簡化：各層級人員就其承辦業務應主動
檢討作業程序，簡化工作流程，以提升公文處理時效。
4.承辦人員對經辦文件，自陳核（判）起至發文止，應
負文件全程各階段查詢之實；如查催發生困難時應簽
報單位主管。
5.掌握簽辦時效，力求在本過程可使用時間限期內辦結
。如案情複雜，必須展期才能辦出，或在處理過程中
發生困難，應即分析案情考量應展期日數，並於屆滿
處理時限以前，敘明理由與展期日數，申請權責主管
核准展期。
6.單位承辦人員若有遺失公文，應先至原發文單位索取
原文影本辦結，並將辦結之公文簽請機關首長核准銷
號（簽應加會政風處、計畫處）；案件已簽辦但未存
檔已遺失又無原文影本可辦者，應蒐集與該案有關結
案資料簽請機關首長核准銷號（簽應加會政風處、計
畫處）。
（二）單位收發人員職責：
1.逐日檢查公文處理紀錄，對將屆預定辦結期限之案件
宜預先告知提醒承辦人，對逾期案件未依規定辦理展
期手續者或受會逾時辦理者，應依機關所訂稽催相關
規定辦理稽催，並將查催資料提供單位主管參處。
2.承辦人員已奉核准之展期紀錄，於電腦中作展期登錄
管制，並依展延之限期日期辦理稽催。
3.配合計畫處辦理調卷分析需要，協助提供相關之資料。
4.管制登錄本單位每一公文處理流程經過及使用時間。
（三）各級單位主管職責：
1.充分掌握查催資料，即時督促每一成員作業時效。
2.在權責內核准展期案件，對本單位逾期案件未辦理展
期者，應即督促人妥適處理，並予告誡。
3.落實執行職務代理制度，督促代理人確實於時限內辦
妥應代辦公文，避免積壓公文情事。
（1）職務代理人應實際代其處理公文，因特殊情形，
無法代為處理時，應由主辦科長（或其代理人）
負責處理。
（2）職務代理人或其主管科長，均因差假不能處理公
文時，應由局處主管或其代理人，負處理之責；
屬員之差假，應嚴格審核，其承辦案件久未清結
者，應責成清理後始得派遣公差。
4.對一般公文來文之處理速別與公文性質不符者，得核
准調整來文處理速別，或指定授權人員核准調整之。
5.對涉及兩個以上單位的作業，宜與相關單位商訂原則
後再行處理，避免因往來會稿而延誤時效。
6.對超過處理時限三十日以上之待辦案件，應向上級主
管機關報備，並會管制單位處理。
（四）各機關主辦研考業務單位（人員）：
1.每週應查詢收發人員登記公文情形，發現錯誤，應指
導改正。
2.對於逾限未結案件個別稽催，經二次稽催，承辦單位
仍延不辦理及答覆原因者，以故意積壓公文論，簽報
議處並限期清理，追蹤至結案為止。
3.定期列印稽催報表，檢討稽催成果，提報機關首長核
閱。
4.每月應製作上月份「公文處理時效統計表」（附件一
），每月十五前依限提送主管機關。
5.協同文書單位、資訊單位建置機關公文管理資訊系統
，推動公文電腦化作業。
6.調卷分析檢核內容，發覺違反本要點有關規定時，應
即簽辦。
7.查收發、繕校、監印及檔案管理作業情形，如發現未
依照本要點之規定辦理時，應作成檢查紀錄表依規定
簽報。
8.存查案件應予抽查，如發現應辦而存查案件，除退回
承辦單位重辦外，並按情節輕重簽處。
9.逾期公文，由研考人員調卷分析各階段處理時間，如
有積壓情事者，填寫逾期公文延誤情形紀錄送積壓人
員申復理由；申復期間以七日為限，如有特殊情形，
最遲不得超過十日，逾期申復以放棄申復論；積壓責
任判明後，陳報機關首長核定。
10.對所屬機關公文查詢及文書作業每年應定期檢核﹔
並對檢核成績較差機關輔導或實施作業講習。
（五）機關首長（副首長或幕僚長）職責
1.審核展期超過三十日以上的案件及專案管制案件。
2.審核管制案件及特殊性案件。
3.對超過處理時限三十日以上的案件，責成有關單位或
人員限期結案。
4.提示改進方法。
二、公文查詢：
（一）各機關實施公文查詢之範圍如下：
1.機關與機關間，得相互查詢。
2.經辦人員間，得相互查詢。
3.人民對於本身有關之公務文件，得申請查詢。
（二）下列各款文件，不辦理查詢：
1.絕對機密、極機密、機密、密之案件。
2.各機關內部便箋通知 。
3.無須辦理之複製文書、公報、通報、報表或其他
印刷品。
參、處理時限
各類公文處理時限，除法令另有規定者外，依下列規定：
一、一般公文：
（一）最速件：一日。
（二）速件：三日。
（三）普通件：六日。
（四）會辦文件：送會單位應以「二小時」之時限遞送；
受會單位應按「最速件隨到隨辦」、「速件三小時
」、「普通件一日」之時限辦理。
二、限期公文：
（一）來文或依其他規定訂有期限之公文，應依其規定期
限辦理。
（二）來文訂有期限者，如受文機關收文時已逾文中所訂
期限者，該文得以普通件處理時限辦理。
（三）變更來文所訂期限者，須聯繫來文機關確認。
（四）開會、會勘通知單或來文中指定日期開會、會勘、
開標、驗收並經正式收文編號者，依其指定期限為
結案日期。
三、涉及政策、法令或需多方會辦、分辦，且需三十日以上方
可辦結之複雜案件，得申請為專案管制案件。
四、專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限，各機關得視
事實需要自行規定。
五、人民申請案件：應依「行政院所屬各機關處理人民申請案
件項目暨期限表」與案件之性質，區分類別、項目，予以
限期處理。
六、人民陳情案件：除法令另訂有時限者，其處理時限為十日
，因案情複雜未能在規定期限辦結者，可簽由機關首長核
准得以專案處理，期限為三十天。
七、列管案件：應依列管機關（單位）所訂之預定完成期限處
理。
八、其他特殊案件﹕包括計畫、設計，研究、法規、法令解釋
、控案、糾紛案、調查、偵查、鑑定、蒐集資料或季節性
會辦公文，應由承辦單位專案擬訂處理期限，並敘明理由
，經機關首長核准後依限處理。
九、訴願案件：應依「訴願法」之規定辦理。
處理速別與公文性質不符者，得由本府收文單位之主管或
業務單位之科長以上人員核定後，調整來文處理速別。各
類規定之公文處理時限，除限期公文、專案管制案件、人
民陳請案件、人民申請案件、訴願案件或其他依法令另有
規定者外，均扣除假日計算。
肆、公文處理時限計算標準與管制方式：
一、公文處理時限計算標準：
（一）答復案件：自總收文之次日起至發文之日止 (包括
會搞、會簽、陳核、繕校時間 )，所需天數扣除例
假、紀念日及節日，為實際使用天數；其送會本機
關以外機關之時間，得以扣除。
（二）彙辦案件：自所彙辦公文最後一件收文之次日起，
至發文之日止，所需日數扣除假日，為其使用日數
；其餘彙辦公文於全案辦結時，以存查公文計算。
（三）併辦案件：自首件收文之次日起，至發文之日止，
所需日數扣除假日，為其發文使用日數；其餘併辦
公文於全案辦結時，以存查公文計算。
（四）創稿案件：
1.交辦案件：自交辦之日起，至發文之日止，所需
日數扣除假日，為其發文使用日數。
2.先簽後稿案件：自首次簽辦之日起，至發文之日
止，所需日數扣除假日，為其發文使用日數。
3.直接辦稿案件：自辦稿之日起，至發文之日止，
所需日數扣除假日，為其發文使用日數。
（五）限期公文：依下列方式，自收文之次日起，計算發
文使用日數：
1.未逾來文所訂期限，而實際處理日數超過六日者
，以六日計算；未超過六日者，以實際處理日數
計算。
2.逾越來文所訂期限者，依實際處理日數計算。
3.處理限期公文過程產生之彙（併）辦案件，於全
案辦結時，以存查公文計算。
送會本機關以外機關者，自送會之日起，至退會
收到之日止，期間得予扣除。
二、專案管制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案
件、列管案件、其他特殊案件：
（一）以「依限辦結」與「逾限辦結」為計算基準。在
規定處理時限內辦結者列為「依限辦結」，超過
規定處理時限辦結者列為「逾限辦結」。
（二）人民申請案件因不合法定程式或手續時，主辦單
位應詳細說明，一次通知補正。通知補正或因適
用法令疑義而層轉核釋者，自其通知、函轉之日
起，至補件、釋復之日止，所經過之期間得予扣
除。
（三）人民陳情案件因等待其他機關資料或因適用法令
疑義而層轉核釋者，自其層轉之日起，至函復、
釋復之日起，所經過之期間得予扣除。
三、處理時限，除以時為計算基準者，以一小時為計算單位
外，以半日為計算基準；未滿半日，以半日計算；超過
半日未滿一日，以一日計算；其區分基準為中午一時三
十分。
四、處理時限之計算，除以時為計算單位者，自收文時算起
，其餘一律以收文之次日起算；但收文當日辦結者，以
半日計算。
前項各款案件各階段之處理時間，因註記不明確或未註記者
，一律以該階段最長時間認定。
五、公文管制方式：
公文管制區分為以文管制及以案管制，原則上一般文書
採取以文管制方式管理，限期案件、列管案件、專案管
制案件、人民申請案件、人民陳情案件、訴願案件或其
他指定案件等則採取以案管制。
六、承辦人員不能如期辦竣之案件：
（一）應在預定結案日屆滿前申請展期（附件二），以
二次為限每次展期不得超過十日，由單位主管核
准。但情形特殊為須第三次展期或展期超過一個
月以上者，應報請機關首長以專案方式處理。
（二）限期案件辦理展期前，應於預定結案日前應先行
協調通知來文機關。
（三）展期申請奉准核定後，收發人員應於電腦展期系
統登載（案由、總收文字號、收文日期、限辦日
期、展延結案日期、展期次別、展延期間、展期
原因及陳核事項等）基本資料以備查考。
伍、考核獎懲
一、獎勵部份：
（一）依本府各單位每個月公文排名前三名一年達六次
以上單位，單位主管記功一次；本府各科每個月
公文排名前三名，一年達六次以上單位，科長嘉
獎一次。
（二）承辦人員整年度公文處理速度達 90 ﹪者，嘉獎
二次；各科有二位以上承辦人員整年度公文處理
速度達 90 ﹪者，科長嘉獎一次。
（三）承辦人員年度內公文量達二百件（不含存查案件
）且無逾期及積壓公文及應辦而存查規避稽催情
形者嘉獎一次。
（四）負有稽催責任人員年度確實依規定稽催者，單
位主管、科長、承辦人員嘉獎一次；如與第一款
重覆者不予敘獎。
（五）各機關（學校）經年度公文考核結果，成績九十
分以上列為特優一名，單位首長（校長）、主辦
主管（總務主任）、研考人員（文書組長）記功
一次；成績八十五分以上列為優等一名，單位首
長（校長）、主辦主管（總務主任）、研考人員
（文書組長）嘉獎二次；成績八十分以上列為甲
等一名，單位首長（校長）、主辦主管（總務主
任）、研考人員（文書組長）嘉獎一次。
（六）本府各單位收發人員經年終考核結果，排名前三
名者，編制內人員及約聘僱人員嘉獎二次，臨時
人員則送請由各單位作優先續聘僱之考量。
二、懲處部份：
（一）公文無故逾期，依下列規定辦理懲處：
1.逾限一倍以上未滿二倍者：糾正或警告。
2.逾限二倍以上未滿五倍者：申誡一次。
3.逾限五倍以上未滿十倍者：記過一次。
4.逾限十倍以上者：記過二次。
5.一人同時發生積壓數件或經懲處後仍無故積壓
者，加重議處；情節重大者，單位主管、核稿
人員〈副主管或專員、技正〉、科長連帶處分
；機關首長之逾限責任由上級機關就有關資料
專案處理。
（二）本府各承辦人員一個月內，逾期結案件數，達六
件以上者申誡一次；當年度第二次相同情況發生
者申誡二次；第三次記過一次；第四次記過二次。
（三）承辦人員為規避稽催與規避管制用存查銷號，再
以創稿發文，利用行文會稿銷號應行簽辦而予存
查，年度內查有二件以上者，申誡一次；倘情節
重大者加重議處。
（四）收發人員資料登錄不確實，作業有積壓，編制內
人員及約聘僱人員申誡一次，臨時人員則送各單
位作是否續聘之依據。
（五）本府各單位每個月公文排名後三名一年達六次以
上單位，單位主管申誡一次；本府各科每個月公
文排名後三名，一年達六次以上單位，科長申誡
一次。
（六）承辦人員年度內遺失公文二件者，申誡一次，年
度內遺失公文三件者申誡二次；倘情節重大者加
重議處。
（七）各機關（學校）經年度公文考核結果，成績六十
五分以下單位，單位首長（校長）、主辦主管（
總務主任）、研考人員（文書組長）申誡一次。
（八）各機關人員如有將承辦公文私自交與他人或攜出
、傳送或發生公文遺失洩密時，按情節輕重，簽
報首長議處。
三、本要點規定應予獎懲之人員，由研考單位擬具獎懲類別
，簽報機關首長核定。
陸、本實施要點奉縣長核定後實施，修正時亦同。