一、雲林縣政府（以下簡稱本府）為加強本府各單位暨所屬機關(以下簡稱主辦機關單位）迅速、確實處理本府縣長信箱陳情案件，有效發揮陳情案件時效管制功能，提高處理速度，特訂定本要點。

二、本要點所稱陳情案件，係指人民於本府縣長信箱提出行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護等事項。

三、陳情人於本府縣長信箱送出陳情信件並完成驗證程序後，本府計畫處視業務權責於本府雲端聯合服務中心縣長信箱後端管理系統（以下簡稱系統）轉以公文線上簽核系統交辦，並由本府計畫處於系統進行線上管考。

四、本府縣長信箱陳情案件之處理期限不得超過自系統交辦日次日起五日(不包含例假日及國定假日)。但有正當理由須申請展延者，應依分層負責規定，填寫案件展期申請單（如附件一）簽請展延，並應於核准展延後副知本府計畫處。

    前項展延以二次為限，展期日數七日內者，由單位科長核定；八日至三十日內者，由單位主管核定；超過三十日者，由機關首長核定。

    逾期之陳情案件，經本府計畫處書面通知後，仍未辦結或遲未簽奉核准展延者，得依據雲林縣各機關文書處理時限暨管制作業要點獎懲規定辦理。

    前項逾期之陳情案件，如有事先簽奉核准展延者，其逾期之計算以准予展延日止之次一個上班日起算。

五、主辦機關單位應指定單位系統管理人員、線上申辦分文人員、承辦人員窗口及案件承辦人員，除應隨時查詢系統陳情案件(每日至少上、下午各一次)外，依下列規定辦理陳情案件：

    (一)單位系統管理人員管理陳情案件。
(二)線上申辦分文人員應登入系統分辦予案件承辦人員。
(三)承辦人員窗口對於有延遲（逾系統交辦日次日起五日）之案件應稽催。 

(四)受理陳情案件如認非屬其業務權責範圍時，承辦人員窗口或案件承辦人員應立即填具「雲林縣政府縣長信箱公文改分建議單」（如附件二），由本府計畫處移請主辦機關單位辦理，若再有爭議時，應由本府計畫處擬其意見於當日下班前陳送秘書長（或其授權人）決行，受改分單位不得再移文；如認非屬本府權責範圍，應將所當受理之機關單位名稱通知陳情人或逕移該機關單位辦理，並登入系統回復陳情人。

(五)案件承辦人員草擬回復內容後，應送單位主管（或再上級主管）核定後，請將內容登入系統填復陳情人並結案；如案情複雜，短期內無法辦結，應先行登入系統回復陳情人預定辦理進度，並於案件處理告一段落後，再次回復陳情人。

六、處理本府縣長信箱陳情案件時，應確實依個人資料保護法等相關規定辦理，並應適時採取妥善之保密措施，以落實陳情人身分之保密。

七、陳情內容涉及私權事項而非行政機關之權責者，應婉轉建議陳情人依民事程序解決。