一、雲林縣政府(以下簡稱本府)暨所屬各機關學校，為簡化文書作業，縮短
行政作業流程，提高行政效率，實施公文電子交換，爰依公文程式條例
第十二條之一及機關公文電子交換作業辦法第十二條規定，訂定本要
點。
二、本府暨所屬各機關學校（以下簡稱各機關）公文應採由左至右之橫行格
式。各機關公文電子交換作業，依本要點之規定，本要點未規定者，適
用行政院秘書處「文書處理手冊」及其他相關法令之規定。
三、公文以電子文件行之者，其交換機制、電子認證及中文碼傳送原則等，
依行政院研究發展考核委員會「文書及檔案管理電腦化作業規範」辦
理。
四、各機關全面實施公文電子交換作業及使用電子公布欄，各機關應提升公
文電子交換比例及文書減量比例。
五、本府所屬各機關學校，每日需正常啟動公文電子交換系統，執行公文電
子收發文作業。
六、對受文機關為已加入公文電子交換連線者均需以電子公文傳遞，並依規
定製作電子公文及附件，除機密性文件及下列情形仍應以紙本公文發文
外，餘皆應以公文電子交換方式處理：
（一）公文類別：令、公告等皆需蓋本府大印者。
（二）受文單位均未實施電子交換：指所有受文單位屬未實施連線交換機
關、民眾、法人等，故必須以紙本發文。
（三）附件為實體：附件為實體、支票、原始憑證、需蓋印之文件等，或
其他無法或不易製作成電子檔者，而無法電子發文之公文，故改由
紙本發文。
七、本府各局處間之行文已可電子交換。
八、公文書或附件如係或需要收文機關轉發者，以登載電子公布欄為原則，
附件以電子文件方式處理，避免層層轉送，並得視需要輔以電子郵件通
知。
九、公文電子交換處理機制分為三類：
（一）第一類：屬經由第三者集中處理者–經全國交換中心。
（二）第二類：屬點對點直接電子交換者–不經全國交換中心。 （本府暫
不適用）
（三）第三類：屬發文方登載電子公布欄者。
此三類機制之選用由承辦人員視公文性質自行考量決定，並於文稿中註
記。
十、一般規定如下：
（一）公文電子交換之收、發文程序，應採電子認證方式處理，並得視需
要增加其他安全管制措施。
（二）各機關公文電子交換作業收文、發文、登載電子公布欄之相關紀錄
及文稿，得視需要予以儲存。
（三）公文以電子交換行之者，得不蓋用印信或章戳，但應附加電子簽
章。
（四）電子交換所需章戳「『已電子交換』戳記」，得由各機關自行篆
刻。
（五）收發人員之識別碼、通行碼不得私相借用。機關公文電子交換作業
使用之智慧卡正卡及讀卡機應指定專人負責保管使用，智慧卡副卡
則由單位主管另指定專人保管。上述設備如有遺失或損毀，應依相
關規定程序辦理申請補發。
（六）與電子交換作業有關之操作、管理人員，皆負有保守秘密之義
務。
（七）收發電子公文不得增、減發送或列印。
（八）為確保電子公文之傳遞無訛，收發雙方至遲應於次日確認、重傳、
補文，或其他必要之處理。
十一、製作電子公文規定如下：
使用行政院研究發展考核委員會委託驗證通過之公文製作軟體。
(二) 使用國家標準交換碼，避免用自造字、冷僻字及特殊符號，遇有
缺字時通知中文碼管理單位統一造字，並就標楷體、細明體或新
細明體擇一使用，俾利收文機關呈現正常字體。
(三) 公文文稿上應註明電子交換機制（如屬第三類交換機制應註明登
載期限），行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應列
示清單並將非電子交換公文列印，併同文稿送發。
(四) 文稿經判行其內容如有修改應先清稿後再行列印抄本後送發。
(五) 附件隨文或附件另送應註明。
(六) 公文遇分項條列時，分項標號應另列縮格以全形字形書寫，
“()”以半形字形為之：如一、二、三、…， (一) (二) (三) …，
１、２、３ 、…， (１) (２) (３) …。
十二、製作電子附件處理規定如下：
(一)本文為非機密性，附件除實體、支票、原始憑證、須蓋印章之表
單等，無法以電子檔傳遞之文件外，餘均應電子交換發文。
(二)附件不拘任何格式（含文字檔、靜態圖形檔、工程圖檔、動畫
檔、聲音檔、動態影像檔等），如為其他機關轉來之書面公文或
資料應利用掃瞄器製作成電子檔。
(三)公文附件用紙尺寸除法令另有規定外，以採用國家標準總號五號
用紙尺度A4尺寸為原則，非A4尺寸請先縮印成A4再予處理。一份
電子公文加電子附件容量不得大於2048KB，超過此容量（2048KB
－6MB以下）本府提供附件下載區網址下載，俾有效控管大量傳
送電子公文及電子附件。附件二頁以上需編頁碼，頁尾並加註檔
名，以利受文機關收文人員識別併文。
十三、電子公布欄處理規定如下：
(一)登載內容：
1、公布法律、發布法規命 令、行政規則。
2、機關團體首長到任就職、地址、電話變動、年度發文代號。
3、其他一般通報、公告、通知、通函及函轉已公（發）布之法規命令
等周知事項。
(二)使用規定：
1、外部來文－需轉知十個以上的所屬單位時
2、附件大小超過電子交換的2048KB時
3、內部單位發文－受文單位超過十個以上所屬單位時
(三)本府文書科每日至全國政府機關電子公布欄下載第三類公文後，
轉貼至機關電子公布欄，列印公文掛號、分文或做其他處理。
(四)府文文稿經判發為第三類之公文，統一由本府行政處文書科張貼
公告；本府各單位之單位公文、本府所屬各機關學校之機關公文
及其他類文件，張貼公告由各機關自訂處理機制，並應擇定機關
管理人員，及設定一般使用人員收、發、張貼等權限。
(五)各機關對於本府電子公布欄所登載之公文，除確為所承辦業務，
需依現行分文程序，分送承辦人辦理外，如係通告週知性質者，
由各機關自行決定是否列印傳閱，進而達成文書減量目標。
十四、收文作業規定：
（一）第一類電子交換公文：
1、各機關應指定專責人員及其職務代理人辦理收文，並配賦識別
碼、通行碼。
2、收文人員於上班時即應啟動收文電腦系統，先輸入識別碼、通行
碼或其他識別方式後，於電腦系統確認相符後，每天即時或定時
進行收文作業，且立即傳送回復訊息，逐一檢視電腦系統每件待
收之電子公文，如有傳送錯誤或疏漏需退文、重傳、補文等情形
時，應為必要之處理。
3、收文人員於電子收文後應即依序轉檔至本府「公文線上簽核及公
文管理系統」，分文人員應隨時或定時至該系統檢視、點選、分
文、並傳遞至各承辦單位（人員）收辦。
（二）第三類電子交換公文：
１、收文人員每日至少定時於十時、十六時上網至「行政院第三類電
子公文公布欄」及本府機關電子公布欄各接收一次，其他時間視
狀況隨時上網接收。
２、收文人員至全國電子公布欄接收下載公文後，應至本府機關電子
公布欄管理系統張貼公告，分送承辦單位辦理。
十五、校對作業規定：
（一）文稿非經判發，不得校發，急要文稿，優先處理。公文之格式、
內容、標點符號、附件應正確無誤，文內之有關數字、人名、地
名及時間等，應特加注意校對。原稿有疑義或有明顯誤漏之處，
應洽承辦人員改正；若繕印之文件有錯誤時應退回改正；不影響
全文意旨者，得於改正後在改正處加蓋校對章；其以電子文件行
之者，該電子檔須一併改正。
（二）視設備以決定由螢幕上全頁校對或列印全文校對。
（三）檢查正、副本行文單位（行文群組）是否正確。
（四）電子交換文稿，應於校對無誤後，列印全文做為抄件。
（五）校對人員遇行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應詳
加核對清單，並於校對無誤後，將非電子交換公文附於文稿內，
循發文程序作業。
十六、發文作業規定如下：
（一）檢查文、稿是否已判發及校對、各項發文資料是否完整正確。
（二）發文人員應輸入識別碼、通行碼或其他識別方式，於電腦系統確
認相符後，始可進行發文作業。
（三）行文單位兼有電子交換及非電子交換者，應於發送後檢視清單，
並得在清單上標明「已電子交換」。
（四）電子交換後，得於公文原稿標明「已電子交換」戳記，並辦理歸
檔。
（五）各機關應指定專責人員及其職務代理人辦理發文，並配賦識別
碼、通行碼。
（六）透過電子交換之公文，至遲應於次日在電腦系統檢視發送結果；
如有行文錯誤或疏漏需退文、重傳、補文等情形時，應為必要之
處理。
十七、蓋印及簽署應注意事項如下：
（一）公文以電子交換行之者，得不蓋用印信或簽署，文末應加（蓋）
印「電子公文交換章」。
（二）行文單位兼有電子交換及非電子交換之文稿時，應核對其清單無
誤後方得於非電子交換公文蓋印，並循發文程序作業。
十八、單位收發人員（登記桌）作業規定：
（一）各單位應指定專人負責每日至少定時於十時、十六時至本府電子
公布欄瀏覽接收一次，其他時間視狀況隨時上網瀏覽接收。
（二）對於本府電子公布欄所登載之公文以公告週知為原則，除確為所
承辦業務，需依現行分文程序，分送承辦人辦理外，如係通告週
知性質者，得不加編文號，由各單位自行決定是否列印傳閱，進
而達成文書減量目標。
（三）對於有關通報各單位週知性質之以單位名義行文之公文書或開會
通知，於陳奉核可後，由承辦單位發文人員自行登載於本府電子
公布欄，若時間緊迫，應同時對受文單位輔以電話或電子郵遞通
知，不另發送紙本公文。
十九、電腦當機時，收發文作業人員，除通知修護，應依規定使用傳真或另
為適 當處理。
二十、發生電腦中毒時，應停止作業，以防病毒擴散，並使用掃毒軟體，或
洽請廠商或洽資訊人員為有效之處理。急要之發文，依當時可行之方
法辦理。破壞之檔案，應設法恢復或查明處理。
二十一、本府公文電子交換系統及電子公布欄為行政院研考會統籌建置及維
護；本府計畫處資訊管理科負責推廣，承辦人員教育訓練（電子公
文製作安裝及操作步驟解說）由本府計畫處資訊管理科負責，文書
規定訓練由本府行政處統籌辦理。
二十二、違反本要點規定者，視情節輕重，簽報議處。